THUẾ TNDN - QUY ĐỊNH THANH TOÁN KHÔNG BẰNG TIỀN MẶT TRONG THÔNG TƯ 78/ NON-CASH PAYMENT OF CIRCULAR 78 ON CIT

Posted by Nguyễn Hữu Thức

Quay ngược lại quy định trong quá khứ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng được giới thiệu đầu tiên vào năm 2009 (thời điểm hiệu lực của Thông tư 129/2008/TT-BTC về thuế GTGT) được quy định như một trong những điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Theo kinh nghiệm làm việc với nhiều cơ quan thuế, họ đã xoáy sâu vào điểm này để loại trừ thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn GTGT mua vào từng lần có giá trị trên 20 triệu đồng nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Từ ngày 1/1/2014, Thông tư 219/2013/TT-BTC chuyển đổi từ ngữ “chứng từ thanh toán qua ngân hàng” thành “chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt” để thống nhất với quy định thuế TNDN mới được ban hành sau đó.

Back to the past, bank payment voucher was firstly introduced in 2009 (i.e. Circular 129/2008/TT-BTC on VAT took effects) as one of conditions in order to claim back the input VAT. As my experience when working with tax authorities, they deeply focused on this condition with an aim to reject the input VAT of invoices having more than VND 20 million on value each time without any evidence of bank payment voucher. From 01Jan14 onwards, Circular 219/2013/TT-BTC changed its wordings from “bank payment voucher” into “non-cash payment voucher” for a consistency with the new CIT regulation which will be released afterward.

Hiện tại, Thông tư 78/2014/TT-BTC về thuế TNDN có hiệu lực và đã bổ sung điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt xem như là một trong những điều kiện để ghi nhận chi phí được trừ cho mục đích tính thu nhập chịu thuế. Đã có ít nhất 2 điểm liên quan điều kiện này đã được tranh cãi trong thời gian qua và được Tổng Cục thuế xác nhận bằng các công văn sau đây:

The Circular 78/2014/TT-BTC on CIT has come into force; currently, non-cash payment is added as one of principles for CIT expenses deductibility. There are at least 2 issues regarding this condition which had been still on argument; hence, the General Department of Taxation confirmed with the following 2 official letters:

1. Công văn 3819/TCT-CS ngày 06/09/2014 về chi phí công tác nước ngoài trên 20 triệu đồng được thanh toán bằng thẻ của nhân viên (thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ) The Official Letter 3819/TCT-CS dated 06Sep14 on overseas travelling expenses of employees exceed VND 20 million which paid by his/her personal cards (credit/debit card) Tải về/ download here

Tổng Cục thuế xác nhận chi phí vượt mức 20 triệu đồng trong trường hợp doanh nghiệp cử cán bộ đi công tác nước ngoài thì việc thanh toán bằng thẻ cá nhân của chính nhân viên đó được chấp nhận đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và khoản chi này sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, với điều kiện: + Có hóa đơn, chứng từ phù hợp + Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử cán bộ đi công tác + Quy định nhân viên được cử đi công tác được phép thanh toán bằng thẻ cá nhân phải đề cập trong chính sách Công ty, và sau đó được Công ty thanh toán lại cho nhân viên đó. The GDT confirms that overseas travelling expenses of employees exceed VND 20 million which paid via his/her personal cards is still eligible as a form of non-cash payment for CIT deductibility. However, the conditions will be applied: + Having legitimate invoices + Having a decision/ an approval for this employees to go abroad for work; + Payment via employees’ personal cards must be stated in the company's policy, and  clearly mentioned that it will be reimbursed by the company.

2. Công văn 2272/TCT-KK ngày 18/06/2014 về chi phí mua vé máy bay qua website thương mại điện tử được thanh toán bằng thẻ của nhân viên (thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ) The Official Letter 2272/TCT-KK dated 18Jun14 on airfare expense purchased via e-commerce website which paid by his/her personal cards (credit/debit card) Tải về/ download here

Tổng Cục thuế xác nhận chi phí mua vé máy bay qua website thương mại điện tử và thuế GTGT đầu vào liên quan khi được thanh toán bằng thẻ thanh toán của nhân viên (thẻ ATM, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng) sẽ không được trừ (thuế TNDN) và không được khấu trừ (thuế GTGT). The GDT confirms that airfare expense purchased via e-commerce website and its relevant input VAT paid by personal cards (ATM/debit card/credit card) will not be deductible and creditable respectively for CIT and VAT purposes. Có 2 cách giúp Quý vị tuân thủ với quy định như sau/ There are 2 ways for enterprises to comply with this ruling: 1. Nếu mua vé máy bay qua website điện tử và được thanh toán bằng tài khoản ngân hàng của Công ty thì các chứng từ đi kèm phải bao gồm thẻ lên máy bay (nếu thất lạc, được thay thế bằng giấy điều động đi công tác), vé máy bay mang tên nhân viên đó, và chứng từ thanh toán được đề cập. Kế toán sẽ ghi nhận: Nợ    Chi phí (số tiền sau thuế GTGT) Có     Tiền gửi ngân hàng/ Phải trả cho người bán Trong trường hợp này, thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ bởi vì không có hóa đơn GTGT. If airfare expense purchased via e-commerce website paid by the company’s bank account, supporting documents comprise boarding pass (replaceable business trip approval when lost), air ticket showing a staff’s name on it, and mentioned payment voucher. Accounting entries will be: Dr. expenses (value after VAT), Cr. Cash at bank/ Vendor. No input VAT is recoverable due to non-invoice expense. 2. Nếu mua vé máy bay qua đại lý vé máy bay (thậm chí giá vé sẽ cao hơn) và được thanh toán bằng tài khoản ngân hàng của Công ty thì thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ theo hóa đơn của đại lý bán vé máy bay xuất cho Công ty. Kế toán sẽ ghi nhận: Nợ    Chi phí (số tiền trước thuế GTGT) Nợ    Thuế GTGT được khấu trừ Có     Tiền gửi ngân hàng/ Phải trả cho người bán Nếu hóa đơn dưới 20 triệu đồng, Công ty vẫn có thể sử dụng phiếu chi để thanh toán. If airfare expense purchased via a ticket agency paid by the company, even more expensive; however, the input VAT can be claimed back along with the red invoice of this ticket agency. Accounting entries will be: Dr. expenses (value before VAT), Dr. VAT recoverable, Cr. Cash at bank/ Vendor. In case the invoice is under VND 20 million, cash payment voucher can be still applicable. P/s: Ngày 16/09/2014, công văn 2272 đã được thay thể bởi Công văn 3997/TCT-DNL chi phí mua vé máy bay qua website thương mại điện tử được thanh toán bằng thẻ của nhân viên (thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ) On 16Sep14, The Official Letter 2272 had been replaced by the OL 3997/TCT-DNL on airfare expense purchased via e-commerce website which paid by his/her personal cards (credit/debit card) Tải về/ download here Quy định cũ/ Old ruling (OL 2272 dated 18Jun14) Quy định mới/ New ruling (OL 3997 dated 16Sep14) KHÔNG ĐƯỢC khấu trừ (thuế GTGT) và KHÔNG ĐƯỢC trừ (thuế TNDN). NOT be deductible and creditable respectively for CIT and VAT purposes. ĐƯỢC khấu trừ (thuế GTGT) và được trừ (thuế TNDN). Will be deductible and creditable respectively for CIT and VAT purposes.  Tuy nhiên, điều kiện áp dụng.  + Có vé máy bay mang tên nhân viên đó + Có thẻ lên máy bay (trường hợp mất boarding pass thì được thay thế bằng quyết định điều động đi công tác. + Quyết định/ giấy điều động nhân viên đi công tác + Quy định cho phép nhân viên thanh toán bằng thẻ cá nhân phải được nêu rõ trong chính sách công ty, và đề cập nhân viên sẽ thanh toán lại với doanh nghiệp. However, the conditions will be applied: + Having air ticket + Having boarding pass (replaceable by business trip approval if lost) + Having a decision/ an approval for this employee to go to work for business; + Payment via employee’ personal card must be stated in the company's internal policy, and clearly mentions that it will be reimbursed by the company.